Ни для кого не секрет, что все данные о пользователе, которые вы встречаете на SharePoint, есть информация из Active Directory и практически всегда данную информацию может менять только администратор.

Что же делать, если системный администратор не всегда обладает достоверной информацией о сотруднике? Что делать, если хочется, чтобы был полный список сотрудников компании на одной странице со всеми данными такими же как и Active Directory? Что делать, если хочется создавать задачи, которые нужно сделать по сотруднику? На эти и ряд других вопросов мы сейчас попытаемся найти ответ.

Итак, что нам нужно?

• Список абсолютно всех сотрудников компании.
• Возможность создавать рабочий процесс для системного администратора, чтобы контролировать факт добавления или изменения информации в Active Directory.
• Возможность группировать содержимое списка, например, по подразделениям или руководителям.

Теперь давайте вспомним, какие поля есть в Active Directory, которые отображаются по умолчанию в профиле на личном узле пользователя:

Закладка «Общие» (General).

• Имя (First name).
• Фамилия (Last name).
• Отображаемое имя (Display name) – это имя будет отображаться везде, где упоминается пользователь.
• Описание (Description) – данное поле обычно используют для указания должности.
• Офис (Office) – это поле используют, чтобы указать номер комнаты.
• Телефонный номер (Telephone number).
• Электронная почта (E-mail).

Закладка «Организация» (Organization)

• Должность (Title)
• Отдел (Department)
• Компания (Company)
• Руководитель (Manager) – нужно выбрать из людей, которые уже присутствуют в Active Directory.

Вот все основные поля, которые отображаются в профиле пользователя на SharePoint. Также есть и другие поля, которые вы можете заполнить у себя в профиле на личном узле, нажав ссылку «Подробности». Эти данные помогаю узнать о сотруднике необходимую информацию и понять на каком уровне в «Иерархии организации» он находится благодаря полю «Руководитель». Указывая руководителя, создается цепочка подчиненности, которая отображается в профиле.

Теперь представьте, что всю эту информации заносит системный администратор, который о том, что сотрудник поменял руководителя, или должность, или отдел, или номер комнаты ничего не знает до тех пор, пока ему отдел кадров не сообщит об этом. А всегда ли отдел кадров делает это вовремя или делает ли вообще? Обычно информация о сотруднике в Active Directory актуальна на момент ее заполнения, а все последующие изменения просто не фиксируются. Как выйти из этого решив одним махом несколько задач? Очень просто.

Для начала нам нужно создать «настраиваемый список» и назовем мы его «Оргструктура».

• Нажимаем «Действие узла» и жмем «Создание»
• Выбираем «Настраиваемый список», называем его «Оргструктура», жмем ОК.

Теперь создаем в этом списке нужные нам поля, которые соответствовали бы полям в Active Directory.

• В списке «Оргструктура» нажимаем кнопку «Параметры» и жмем «Список: параметры».
• Перед нами параметры, в которых мы видим «Столбцы». Пока у нас всего три столбца: Название, Кем создано, Автор изменений.
• Нажимаем «Название», меняем имя столбца на «ФИО» и жмем ОК. Это будет самое главное поле в нашем списке.
• Потом начинаем добавлять необходимые поля, нажимая ссылку «Создать столбец». Количество полей и их значение зависит от потребностей пользователей в вашей компании, но поля, которые должен заполнять администратор в Active Directory должны быть обязательно.

Немного про создаваемые столбцы:

Тип данных столбца «Компания» лучше сделать «Выбор (меню)», в котором вы впишите варианты, чтобы не было разных интерпретаций и сокращений в названии компании. Кстати, то же самое можно применить к полю «Отдел».

Тип данных столбца «Руководитель» должен быть «Подстановка (данные уже имеющиеся на этом узле)». В «Дополнительных параметрах столбца» нужно выбрать «Получать данные из» списка «Оргструктура» (созданный нами список), а «В этот столбец», нужно выбрать поле «ФИО (с ссылкой на элемент)». Это поможет нам выбирать руководителя из уже добавленных в список пользователей. Если это будет просто текстовое поле, то вероятность, что человек неправильно впишет имя руководителя — высока, а когда его ограничивают уже существующими пользователями, то ее просто нет. Да и сортировать и группировать данные, если нет ошибок в полях гораздо проще.

Теперь когда у нас есть список с нужными столбцами нам нужно создать рабочие процессы для администратора, который будет менять всю информацию в Active Directory.

• В параметрах списка «Оргструктура» нажимаем «Параметры рабочих процессов».
• У нас по умолчанию открывается «создание нового рабочего процесса». Выбираем шаблон рабочего процесса «Утверждение», в поле «Имя» пишем: Изменение информации (так будет называться наш процесс), ставим галочку «Начинать рабочий процесс при изменении элемента» и жмем «Далее».
• В поле «Утверждающие» пишем того системного администратора, который должен внести всю информацию в Active Directory. Все остальные поля по усмотрению.

Этот рабочий процесс будет запускаться только в том случае, если информация в списке будет меняться. Но нам также важно, чтобы при появлении нового сотрудника, администратор получал задачу о том, что нужно добавить человека в Active Directory.

Итак, нужно создать еще один рабочий процесс «Новый сотрудник», который будет запускаться вручную. Спросите, почему нужен отдельный процесс? Ну, хотя бы потому, что в компании работают не только те, кто работает с компьютером, а водители, уборщицы, грузчики и так далее. Все эти люди должны отображаться в «Оргструктуре», но создавать их в Active Directory нет смысла. В этом случае, когда добавляется запись в список «Оргструктура», можно не создавать рабочий процесс по внесению человека в Active Directory, если в этом нет необходимости.

Ну и заключающий этап – представление.

Самое важное, чтобы все это еще и отображалось должным образом. Представим, что вам нужно группировать информацию в списке, например, компания, потом подразделения и далее кто входит в подразделения. Для этого мы делаем следующее:

• В правом верхнем углу списка, где выбираются представления нужно выбрать «Создать представление»
• Потом выбираем «Стандартное представление»
• Называем его «По компаниям».
• Выставляем галочки напротив тех столбцов, которые хотим отображать в представлении.
• Потом доходим до «Группировка» и задаем там два основных поля, по которым должна группироваться информация в списке. Первое поле — компания, второе поле – подразделение (отдел).
• Все остальные значения представления выбирайте по усмотрению.

Вот у нас и появилось представление для того, чтобы отображать содержимое в виде дерева, чтобы было понятно кто, куда и зачем.

Резюмируем:

У нас есть список, в котором отдел кадров создает карточки сотрудников и когда изменяется информация в карточке, системный администратор получает задачу о том, что он должен сделать изменение в Active Directory по данному сотруднику. При появлении нового сотрудника можно выборочно создавать рабочий процесс для администратора. Представление выглядит в виде дерева, что в свою очередь упрощает поиск сотрудника в списке.

Наверное, не стоит говорить о том, что для всех этих действий нужно иметь «Полный доступ» на узле. Вот собственно и все. Будут вопросы – пишите.