Сегодня мы поговорим о возможности хранить свои документы на личном узле. К сожалению, все прелести работы с документами Microsoft Office на SharePoint можно оценить только, если у вас установлены продукты Microsoft Office 2007, но это не так важно. Сейчас мы попробуем создать библиотеку документов и посмотрим, как можно работать с ней.

Если у вас есть возможность открыть свой личный узел, то сделайте это, чтобы было проще понимать о чем пойдет речь. Итак, перед нами личный узел и мы решили на нем хранить все свои документы. Для начала нужно понять объем файлов, который вы планируете хранить и будут ли с ними работать другие люди. Поняв, что вам от хранилища нужен самый минимум и в вашем боевом запасе файлов не больше чем 50-100, то рассматривать стоит более скромное хранилище.

Что нам нужно от хранилища:

1. Место для хранения файлов, которое не отличается от привычного хранения на диске;
2. Возможность, чтобы с файлами могли работать другие люди имеющие соответствующие права;
3. Возможность отсылать файлы на рецензирование и утверждение;
4. Возможность поиска документа по его содержимому;

Вроде все эти требования реализуемы и в привычных условиях, но не торопитесь с выводами, все еще впереди. Итак, мы на личном узле и нам нужно для начала создать папку с документами.

1. В правом верхнем углу есть ссылка «Действие узла», нажмите на нее;
2. Выберете пункт «Создание»;
3. На открывшейся странице нажмите ссылку «Библиотека документов»;
4. Заполните предлагаемые поля и внимательно прочтите описание к ним;

Вуаля! Вы создали первую библиотеку для хранения документов (хотя одна у вас по умолчанию создается.) Теперь вы ходите перенести в нее все свои документы. Есть два варианта.

Первый

1. Зайдите в созданную библиотеку (слева «панель быстрого запуска»)
2. Под названием библиотеки есть кнопки: создать, отправить, действия, параметры. Вам нужна кнопка «Отправить» где вам нужно выбрать между отправкой одного файла или нескольких. По умолчанию, если вы нажмете на «Отправить» вам будет предложено отправить один файл в библиотеку, но если нажать на стрелочку рядом с кнопкой, вы увидите и «отправить несколько документов».
3. Далее вам будет предложено выбрать файлы и отправить их в библиотеку.

Второй

1. Зайдите в созданную библиотеку (слева «панель быстрого запуска»)
2. В правом верхнем углу меню «Представление», выбирайте «Проводник» вместо «Все документы».
3. Копируйте со своего диска нужные вам файлы и вставляйте их в свою библиотеку.

Второй вариант привычней, удобней и быстрей.

Теперь давайте разберемся с правами доступа к вашим файлам. Запомните, вы являетесь администратором личного узла и в праве всем поголовно запрещать права доступа к нему включая администраторов сети (но не радуйтесь сильно, администратор на то и администратор, что при необходимости залезет куда ему нужно). Для того, чтобы ограничить или дать доступ к созданной библиотеки документов, вам нужно сделать следующее:

1. Зайдите в созданную библиотеку (слева «панель быстрого запуска»);
2. Нажать на кнопку «Параметры»;
3. Выбрать «Библиотека документов: параметры»;
4. В столбце «Разрешения и управления» выбрать «Библиотека документов: разрешения»;
5. У вас открывается список тех, кто имеет доступ этой библиотеке;
6. Для добавления человека нажмите кнопку «Создать»;
7. В поле «Пользователи и группы» напишите пользователя, которому вы хотите дать права (так же можно и группу Active Directory);
8. Укажите уровень доступа, выставив галочку на соответствующих полях ниже;
9. Если вы хотите, чтобы человек получил письмо о том, что он получил доступ к вашему ресурсу, то заполните пункт «Оправка сообщения».

В случае с лишением прав человека (или группы), можно просто исключить его из списка.

Теперь немного об утверждении и рецензировании документов. Представьте, что вам нужно собрать с людей рецензии на созданный вами документ и следующим этапом послать его на утверждение. Для этого вам нужно сделать следующее:

1. Зайдите в библиотеку документов (слева «панель быстрого запуска»);
2. Наведите на файл мышкой, у вас появится стрелочка меню для файла;
3. Выберите пункт «Рабочие процессы»;
4. У вас открывается страница рабочих процессов, где есть ссылки «Сбор отзывов» и «Утверждение». Для эксперимента мы выберем утверждение документа;
5. В поле «Утверждающие» нужно вписать человека или нескольких пользователей (через точку с запятой), которым должно уйти письмо о том, что ему нужно утвердить документ;
6. Если вы поставите галочку «Назначать одну задачу каждой указанной группе», то для каждого кого вы указали в поле «Утверждающие» будет создана отдельная задача (рекомендую поставить ее, так проще отслеживать, кто задерживает утверждение документа);
7. Далее выставляете срок в течении которого документ должен быть утвержден;
8. Ну и копия, если это нужно;
9. Нажать кнопку «Начать».

Вот и начался рабочий процесс по документу. Всем кого вы указали, пришло письмо где говорится, что ему нужно ознакомиться с документом и утвердить его. После того как человек утверждает документ, созданная задача на утверждение документа закрывается как завершенная, а автору документа приходит письмо о том, что сбор утверждений закончен. Очень удобный инструмент, если вам надоело бегать за всеми, чтобы подписать бумажку.

Это не единственные преимущества хранения файлов на личном узле. К другим функциональным возможностям мы обратимся в следующих примерах.