Сегодня мы рассмотрим проблему работы нескольких людей с одним файлом. Как обычно происходит дело в компаниях, где в качестве файлового хранилища используется просто общий диск? Делается общий ресурс и все кому надо и те, кто имеет туда доступ, могут редактировать хранящиеся там файлы. Просто, привычно, доступно всем, удобно архивировать и просто искать в архиве. Но есть лучший способ работы с общими файлами.

Что происходит, когда кто-то открывает файл с общего диска? Другой человек открывает его для чтения и может только любоваться им, а если этот второй внесёт в него изменения, то ему придется «сохранить как» файл, что в свою очередь создаст дубликат этого файла. Потом все по стандартной схеме. Начнутся выяснения чья копия актуальней, чью копию нужно удалить, а чью оставить и так далее. В большинстве случаев все заканчивается тем, что люди плодят бесчисленное количество одинаковых файлов с маленькими изменениями в них.

Что же нам предлагает SharePoint? Очень удобный инструмент, ведение «Журнала версий». Эта функциональная возможность работы с общими файлами позволяет извлекать файлы из хранилища, вносить в них изменения и возвращать обратно. Когда вы извлекаете файл, он не доступен другим людям до тех пор, пока вы его не вернете обратно, что уже устраняет возможность открытия файла другими пользователями. Внося изменения и сохраняя файл вам его нужно вернуть обратно и при возвращении вам предлагает выбрать версию файла или описать изменения внесенные в нем.

Чем это так привлекательно?

• Извлекая файл, к нему никто не обратится и не внесет изменения пока его не вернут;
• Все работают только с одним файлом, не создавая дубликатов;
• При каждой изменении ведется «Журнал версий» где можно видеть, когда и кто работал с ним, а так же примечания оставленные в журнале.

Теперь давайте посмотрим как это сделать.

У вас есть файл в «Списке документов», выставлено представление «Все документы» (не важно, какое там у вас представление, главное чтобы не «Проводник») при наведении на него он обрамляется рамочкой и нажимая на стрелочку в этой рамке вы увидите меню, где есть кнопка «Извлечь». Извлекли, теперь можно открывать сам файл и работать с ним. Поработали, теперь закрываем и сохраняем его. Если у вас файлы Microsoft Office, то при закрытии файла вам будет предложено вернуть файл или оставить извлеченным, а потом и добавить заметку. Если это не файл Microsoft Office, то не забудьте вернуть его обратно тем же методом, как и извлекали его. Возвращая файл, вам предлагается создать версию файла, можно выставить версию «черновик», а можно «основную» и что у черновика, что у основной версии есть еще номер версии. Это помогает следить за изменениями.

Но перед тем как это все заработает в «Параметрах списка», в разделе «Параметры управления версиями» нужно включить «Требовать извлечения».

Попробуйте вести хотя бы одну папку в таком режиме, и вы поймете как это удобно. Но самое приятно, что вы заметите то, что количество мусора сократиться.

Удачи! :)