Возможно, не всем это может пригодиться, но в любом случае лучше об этом рассказать. Сегодня мы поговорим о том, как можно реализовать реестр исходящих / входящих документов в компании или реестр приказов вышедших в компании.

Итак, начнем с того, что в любой компании есть реестр исходящих и входящих официальных писем. Сложно даже представить какие инструменты могут выбирать люди для того, чтобы хранить данные об этих письмах, но самый популярный — это файл excel. О том, как сделать это в Excel, говорить не стоит, а вот какие плюсы можно получить, реализовав это с помощью SharePoint, мы поговорим.

• Возможность хранить в записи о письме файл (например: само письмо):
  Сохраняя файл в записи, человек всегда сможет увидеть оригинал письма. Не просто запись о том, что это письмо отправлялось от компании такого-то числа и называлось так-то, с таким-то номером, а само содержание письма. Иными словами, список писем еще можно использовать как хранилище самих писем.
• Возможность утверждать (электронная подпись) запись о письме:
  Многим эта функция покажется неинтересной, но если задуматься, то любой документ должен быть утвержден авторитетным источником.
• Возможность создавать автоматическую задачу для исполнителя;
  Представьте, что когда создается запись в реестре, человеку автоматически выставляется задача, в которой говорится, что нужно сделать с документом. Например, отправить его по почте, или сделать рассылку, или собрать подписи по данному документу.
• Возможность группировать содержимое по определенным полям записи (например, по организациям):
  Фильтровать или группировать содержимое обычно нужно тем, кто больше всего пользуется этим списком и ищет документы по содержимому, а не использует поисковую машину. Удобный инструмент для пользователя.
• Возможность получать уведомление на почту об изменениях в реестре писем:
  Бесспорно важнейший инструмент в работе с содержимым. С его помощью всегда можно отследить изменения, которые происходят в реестре. Вниманию предлагается два способа уведомлений: по электронной почте и RSS каналом.
• Определить уровень доступа к документам:
  Наверное, не стоит объяснять, что есть такие случаи, когда к определенным документам доступ должен иметь ограниченный круг людей.

Из вышеперечисленных преимуществ с помощью Excel можно реализовать только сортировку содержимого.

Используя эти возможности можно:

• Исключить устное общение по данному процессу в компании;
• Четко определить исполнителя и его задачи;
• Ограничить доступ к отдельной информации в хранилище.

Все это можно сделать с помощью «Настраиваемых списков». Составление данного списка ничем не сложней создания файла Excel. Если внимательно присмотреться, то это и есть этот файл с расширенными возможностями.

Удачного полета! :)